Verwerkersovereenkomst

• Verwerkingsverantwoordelijke (hierna: "de klant"): het bedrijf dat een account bij Opvolg heeft.
• Verwerker (hierna: "Opvolg"): de aanbieder van Opvolg, zie de contactgegevens onderaan.
• Begrippen als persoonsgegevens, verwerken en datalek hebben de betekenis uit de AVG.

Opvolg verwerkt persoonsgegevens alleen om de CRM-dienst te leveren. Deze overeenkomst geldt zolang de klant een account heeft en daarna tot alle gegevens zijn verwijderd of teruggegeven.

• Betrokkenen: leads, klanten en contactpersonen van de klant, bedrijven op de Werkplaats en medewerkers van de klant.
• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, bedrijfsnaam, notities, contactmomenten, e-mails, offertes, afspraken, bonnen en foto's.
• De klant zet geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) of BSN-nummers in Opvolg, tenzij dat wettelijk mag en echt nodig is.

Opvolg verwerkt de gegevens alleen volgens de instructies van de klant. Die instructies zijn het gebruik van de app zelf, zoals leads toevoegen, e-mails versturen en de AI-assistent gebruiken. Opvolg gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en verkoopt ze niet. Vindt Opvolg dat een instructie in strijd is met de wet, dan laat Opvolg dat direct weten.

Iedereen die bij Opvolg toegang heeft tot de gegevens, is verplicht die geheim te houden. Toegang krijgen alleen mensen die dat echt nodig hebben voor hun werk.

Opvolg neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (HTTPS) en veilig opgeslagen wachtwoorden;
• afscherming per bedrijf in de database zelf (row level security);
• afgesloten opslag voor bonnen en bijlagen;
• ondertekende links voor publieke acties, zoals een offerte accepteren;
• beveiligingsheaders op de website en logboeken van automatische acties.

De klant geeft toestemming voor de inzet van de onderstaande subverwerkers. Opvolg legt hun dezelfde plichten op als in deze overeenkomst. Bij een nieuwe subverwerker laat Opvolg dat vooraf weten. De klant kan daar met goede redenen bezwaar tegen maken.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Voor AI-functies worden alleen de gegevens gebruikt die nodig zijn voor die taak. Dat gebeurt via de Vercel AI Gateway. Opvolg laat de gegevens van de klant niet gebruiken om AI-modellen te trainen. E-mails naar betrokkenen worden nooit automatisch door de AI verstuurd: de klant keurt ze eerst goed.

Wil een betrokkene zijn gegevens inzien, laten aanpassen of laten verwijderen, dan helpt Opvolg de klant daarbij. Het meeste kan de klant zelf in de app doen, zoals een lead bewerken of verwijderen en een afmelding voor mailings verwerken. Komt zo'n verzoek bij Opvolg binnen, dan sturen we het door naar de klant.

Ontdekt Opvolg een datalek met gegevens van de klant, dan meldt Opvolg dat zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen 48 uur. Opvolg geeft daarbij de informatie die de klant nodig heeft om het lek zo nodig binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De klant mag controleren of Opvolg zich aan deze overeenkomst houdt. Opvolg geeft daarvoor de nodige informatie. Een audit wordt in overleg en met een redelijke termijn aangekondigd.

Zegt de klant zijn account op, dan kan hij zijn leads eerst exporteren als CSV-bestand. Binnen 30 dagen na opzegging verwijdert Opvolg alle gegevens van de klant, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Opvolg mag deze overeenkomst aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen laten we dat vooraf weten. Zie ook onze privacyverklaring.